Vsak v hiši, tudi tisti, ki danes do svojih podatkov ne pride sam. Kar se ne uporablja, ne šteje. Hkrati gre vsebina vlog z osebnih računov na poslovne, s pravilnikom in certifikati, kot zahteva 4. člen Akta o UI od 2. avgusta 2026.
Po diagnostiki gre okoli 700 ur na leto v prepisovanje in sestavljanje brez ene vsebinske odločitve. To je skoraj pol delovnega leta ene osebe. Isti ljudje, dvakrat do trikrat več vlog, finančni strokovnjaki svetujejo namesto tipkajo.
Na enem koncu velike stranke in veliki razpisi, kjer avtomatiziramo čim večji del priprave, odločitev pa ostane pri svetovalcu. Na drugem koncu majhni posli, ki se danes ne izplačajo, in jih polovite s popolnoma avtomatizirano potjo. Isti trg, oba konca vaša.
| Kje | Iz česa v kaj | Kolikokrat | Kdo |
|---|---|---|---|
| Metakartica ob sklepu | Iz PDF sklepa v polja mFiles: investicija, kredit ali sofinanciranje, roki, zaveze | Ob vsakem sklepu, tudi 20 hkrati | Operativa |
| Finančna priloga sklad | Iz vaše priloge v obliko portala, plus pregledni list | 200 poslov na leto, 2 uri na posel | Operativa financ |
| Poročilo o porabi | Iz 50 računov v enem PDF v vrstice portala | Na vsak kredit, do enega dneva | Miran |
| Roki | Iz razpisne dokumentacije in sklepa v Excel na stranko, potem v glavo | Vsak posel, vsak rok | Vodje razpisov |
| Statistika in nagrajevanje | Iz izvoza Intrixa, izvoza mFiles in vhodnih računov v eno tabelo | Dvakrat na leto 3 do 4 dni, statistika redko | vodja razpisov |
Julija je na napačnem datumu visel zahtevek pri projektu za 400.000 EUR. Rešila ga je dobra volja skrbnika na drugi strani. Zraven pozabljeno plačilo varščine po prispeli pošti.
Vodja razpisov pregleda vsako vlogo 2,5 do 5 ur, praviloma v zadnjem trenutku, avgusta do druge zjutraj. Ob tej obremenitvi se rok ali razpisni pogoj hitreje spregleda, in po oddaji se vloge ne da popraviti.
Pet mest s prejšnjega slajda. Največje je okoli 400 ur na leto samo za obliko portala sklad.
Tabela vzame 3 do 4 dni dvakrat na leto in je v zaostanku. Ljudje delajo naprej brez izplačanega bonusa, čeprav je logika zapisana in objektivna.
Filtrirata vodja razpisov in poslovna svetovalka. Koliko klicev, koliko pogodb, ali so vsi izvedeni posli fakturirani: odgovor je bil načeloma ja, dokaz zahteva ročni izpis.
Približno deset osebnih računov, pri dveh dostop družinskih članov, vsebina vlog je šla skozi javno orodje. 4. člen Akta o UI velja od 2. 8. 2026.
Vodja komerciale, ob prvem obisku: bistveno manjše ekipe oddajo bistveno več vlog, ker so avtomatizirale pripravo, in sklad je zato zaostril kriterije. Operativa gre s štirih na pet, brez razbremenitve bi rabila še eno do tri osebe.
Petnajst poslovnih računov namesto osebnih. Model se na vaših podatkih ne uči, hramba je omejena, dostop je vezan na službeni naslov in se ob odhodu prenese, zraven podpisana pogodba o obdelavi. Obdelava teče na strežnikih ponudnika v ZDA, zato velja zapisano pravilo, kaj sme noter.
Vse, kar platforma naredi sama, teče na zakupljenih strežnikih v Nemčiji. Podatki strank ne zapustijo Evropske unije, dostop je omejen na vaše okolje, vsak klic je zabeležen in na njih se prav tako nič ne uči.
Njihove besede: branje, zapis, brisanje, kar želimo. Vprašanje je samo, kaj točno hočemo narediti.
Na nobenem projektu ga še niso. Vedno razvijejo svoj spletni servis, ker imajo tako nadzor nad napakami.
Mi beremo iz mFiles, obdelavo naredimo pri sebi, rezultat pošljemo nazaj prek njihovega servisa, da se zapiše na pravilne objekte.
Cenika ni, ponudba je po meri. Ocena obsega je 2 do 20 razvojnih dni, odvisno od specifikacije.
Testni mFiles in testni Intrix obstajata, povezavo med njima postavijo enako kot na produkciji.
Njihovo opozorilo: kar je treba naslednji mesec, je najdražje. Zato specifikacijo oddamo v prvih dveh tednih.
Vseh 22 na poslovnih računih, vsak s certifikatom in asistentom za svoje delo. Vsebina vlog ne gre več skozi javno orodje. Podjetje je skladno s 4. členom.
Vseh 22, ki bodo uporabljali. Direktor na prvem in zadnjem srečanju. Skrbnik projekta, ena oseba, ki vidi oba oddelka.
Temelj je del vsakega paketa, ker brez računov in zapisanih pravil ostalo ne sme v produkcijo. Cena je na koncu predstavitve.
Šest modulov v uporabi. Nobenega zapisa v mFiles, zato nič ne visi na drugem ponudniku. Prvi rok, ki ga sistem ujame, se zgodi v tem sklopu.
Vodja razpisov kot lastnik preglednih listov, vodja komerciale kot lastnik komercialnih vsebin, poslovna svetovalka kot skrbnica tempa.
Krajši končni pregled, hitrejša priprava vloge, nič zamujenih razpisov in uporabna baza kontaktov.
Poročanje 28. februarja teče z opomniki iz sistema. Sezona glavnega kreditnega razpisa od pomladi s samodejno metakartico in pripravo za portal.
Spletni servis ponudnika dokumentnega sistema za zapis v mFiles. Specifikacijo oddamo v 2. tednu, njihovo ponudbo pričakujemo v 4. tednu Plačate ga neposredno njim.
Blokira samo modul 05. Modula 07 in 08 tečeta tudi brez njega, le da datoteko na koncu pripne človek. Modul 06 ne čaka na servis, ampak na podatke, ki jih proizvede 05.
400 ur prepisa, 80 ur poročanja, konec ročnih metakartic in odpravljeno tveganje zamujenega roka.
Poslovni računi, asistenti po vlogah, tri ure usposabljanja na osebo, pravilnik. Vzporedno pišemo specifikacijo za ponudnika dokumentnega sistema.
Pregled vlog, nadzor razpisovalcev, komercialni povzetek, dnevni povzetek, segmentacija, priprava vloge.
Metakartica iz sklepa, opomniki iz metapodatkov, popolnost dokumentacije, priprava za portal.
Pet številk, nagrajevanje, predloga iz starih vlog, iz avta, kadri in partnerji.
Brezplačno preverjanje upravičenosti, stranka odda sama, agent ji odgovarja, enostavne linije skozi portal.